Secretária Executiva (m/f)

Funções

• Manter a agenda do executivo e auxiliar no planeamento de compromissos, reuniões de directoria, conferências
• Participar de reuniões e redigir actas
• Atender e seleccionar chamadas telefónicas e fazer o direccionamento quando apropriado
• Lidar e priorizar toda a correspondência de saída ou entrada (e-mail, cartas, pacotes etc.)
• Organizar viagens para executivos
• Lidar com documentos confidenciais, garantindo que permaneçam seguros
• Preparar notas fiscais ou demonstrativos financeiros e prestar assistência na contabilidade
• Monitorar os materiais de escritório e negociar os termos com os fornecedores para conseguir pedidos mais económicos
• Manter registos eletrónicos e em papel, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis
• Realizar pesquisas e preparar apresentações ou relatórios, conforme atribuído
• Redigir textos profissionais inclusive em idiomas estrangeiros, utilizando a comunicação geral e as técnicas secretariais
• Organizar eventos dentro de regras protocolares (Cerimonial) e de etiqueta social
• Actuar nas diversas organizações existentes, em níveis de assessoria, gerência, diretoria, liderança e outros, capacitados a adaptar-se frente a mudanças

Requisitos

• Experiência comprovada como Secretária Executiva ou função administrativa semelhante de pelo menos 3 anos
• Proficiente em MS Office e software “back-office” (por exemplo, ERP)
• Conhecimento profundo de gestão de escritórios e procedimentos básicos de contabilidade, bem como vocabulário técnico do setor relevante
• Integridade e confidencialidade
• Licenciatura em administração de empresas ou áreas afins

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados