Vacancy

Secretária Executiva

Standard Bank Group

O Standard Bank Group está a recrutar uma Secretária Executiva para Luanda, em Angola.
Funções
  • Apoiar proactivamente o responsável do CIB e membros do EXCO CIB, na coordenação operacional diária e administração do portfólio de negócios. Isto inclui a responsabilidade de monitorizar, coordenar, administrar e informar sobre todos os projectos executivos e assuntos relacionados com membros do EXCO CIB, bem como as rotinas diárias e compromissos do responsável do CIB
Gestão do trabalho diário
  • Organizar diariamente de forma eficaz a agenda, reuniões, eventos. Essencialmente é da sua responsabilidade gerir o calendário do responsável do CIB e membros do EXCO CIB
  • Coordenar a marcação, cancelamento e reagendamento de reuniões
  • Completar e submeter formulários de despesas e de viagens
  • Prestar apoio na preparação de documentação, incluindo escrever, digitalizar, arquivar, fotocopiar, encadernar apresentações, cartas e documentos
  • Imprimir, responder e reagir a emails de forma rápida e eficiente
  • Sempre que urgente e necessário, efectuar follow up de pedidos ou emails
  • Escrutinar e rever despesas, ou pedidos de aprovação de pagamentos ou facturas
  • Obter as necessárias autorizações e garantir pagamentos atempados
  • Manter actualizado um plano de férias
  • Escrever ou produzir correspondência sempre que necessário (em Português ou Inglês)
  • Preparar apresentações e tirar notas ou produzir minutas de reuniões ou Comités quando requerido
  • Marcação e agendamento de voos, conferências, workshops, motoristas, transportes ou outros eventos
  • Gestão e organização de princípio a fim de todas as necessidades de viagens dos membros da equipa CIB
  • Analisar diariamente jornais, revistas e outra informação identificando os temas ou artigos mais relevantes para o Banco
  • Recolher e manter actualizada informação sobre o Mercado local e a concorrência
  • Gestão do gabinete do responsável do CIB de forma profissional, eficaz e eficiente
Arquivo e correspondência
  • Preparar e editar toda a correspondência, comunicações, apresentações e outros documentos. Os documentos devem todos ser arquivados e gravados de forma organizada
  • Garantir que o arquivo da correspondência é mantido e actualizado
  • Solicitar estacionário
  • Execução de tarefas pessoais para o incluindo pagamento de facturas, viagens, despesas ou situações ad hoc necessárias
  • Garantir que toda a informação relevante é comunicada a toda a equipa sempre que solicitado
  • Criar e manter uma relação de trabalho saudável e construtiva com todos os stakeholders relevantes, internos e externos
  • Gerir e manter excelentes relações com as assistentes executivas dos Executivos de clientes chave, membros do Governo ou reguladores Desenvolvimento de outros membros da equipa – outras secretárias, recepcionistas, assistentes administrativas, através da partilha de conhecimentos
  • Arquivo digital, criação de folders e gravação de apresentações, documentos chave, e preparação de packs para os Comités do Banco em que o responsável do CIB tem que participar
  • Manutenção e gestão de pasta com os cartões-de-visita de clientes e contactos, devidamente arquivados no Outlook Contacts do responsável do CIB
Comunicação
  • Triagem das chamadas telefónicas ou visitas para determinar a relevância da chamada ou visita e se possível resolver o pedido encaminhando para o stakeholder certo ou fazendo o research necessário para resolver o tema
  • Compor emails a um nível de síntese e informação que fomente a assistência eficiente e a melhor gestão de tempo como necessário
  • Gerir e organizar a agenda e as viagens para garantir que não há duplicações que possam afectar negativamente a imagem do responsável do CIB ou do Banco
Qualidade de serviço
  • Colocar o cliente no centro de tudo o que faz:
  • Colocar sempre o cliente no centro de tudo: todos os dias, em todas as actividades e em todas as decisões
  • Ser útil, adicionar valor:
  • Ouvir e compreender a necessidade do cliente; identificar e sugerir a solução adequada, canal alternativo ou serviço
  • Ser proactivo e ajudar os clientes com boas práticas
  • Facilitar o cliente: ajudar nos processos, documentação e formulários
  • Comunicar, ser transparente:
  • Manter os clientes informados, regularmente
  • Ser acessível, cortês e fornecer informações corretas e concluídas
  • Cumprir e manter as promessas feitas:
  • Ter conhecimento e estar actualizado sobre os novos requisitos, procedimentos e práticas relevantes
  • Facilitar o cliente: Gerir as suas expectativas em relação aos processos, documentação e requisitos
  • Resolver as solicitações do cliente e dar sempre feedback atempadamente
  • Fazer as coisas sempre bem e com sentido de urgência:
  • Atender todas as necessidades do cliente de forma precisa e com qualidade
  • Apresentar e submeter documentos com qualidade e assegurar que seguem os processos e procedimentos correctos e com urgência
Requisitos
  • Licenciatura numa disciplina de secretariado ou Gestão Administrativa
  • Experiência na Banca
  • Elevada experiência de Secretariado e um nível elevado da organização
Notas
  • Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
Esta vaga não aceita mais candidaturas

Details

Frequently Asked Questions

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