Secretária Executiva

Funções

• Apoiar proactivamente o responsável do CIB e membros do EXCO CIB, na coordenação operacional diária e administração do portfólio de negócios. Isto inclui a responsabilidade de monitorizar, coordenar, administrar e informar sobre todos os projectos executivos e assuntos relacionados com membros do EXCO CIB, bem como as rotinas diárias e compromissos do responsável do CIB

Gestão do trabalho diário

• Organizar diariamente de forma eficaz a agenda, reuniões, eventos. Essencialmente é da sua responsabilidade gerir o calendário do responsável do CIB e membros do EXCO CIB
• Coordenar a marcação, cancelamento e reagendamento de reuniões
• Completar e submeter formulários de despesas e de viagens
• Prestar apoio na preparação de documentação, incluindo escrever, digitalizar, arquivar, fotocopiar, encadernar apresentações, cartas e documentos
• Imprimir, responder e reagir a emails de forma rápida e eficiente
• Sempre que urgente e necessário, efectuar follow up de pedidos ou emails
• Escrutinar e rever despesas, ou pedidos de aprovação de pagamentos ou facturas
• Obter as necessárias autorizações e garantir pagamentos atempados
• Manter actualizado um plano de férias
• Escrever ou produzir correspondência sempre que necessário (em Português ou Inglês)
• Preparar apresentações e tirar notas ou produzir minutas de reuniões ou Comités quando requerido
• Marcação e agendamento de voos, conferências, workshops, motoristas, transportes ou outros eventos
• Gestão e organização de princípio a fim de todas as necessidades de viagens dos membros da equipa CIB
• Analisar diariamente jornais, revistas e outra informação identificando os temas ou artigos mais relevantes para o Banco
• Recolher e manter actualizada informação sobre o Mercado local e a concorrência
• Gestão do gabinete do responsável do CIB de forma profissional, eficaz e eficiente

Arquivo e correspondência

• Preparar e editar toda a correspondência, comunicações, apresentações e outros documentos. Os documentos devem todos ser arquivados e gravados de forma organizada
• Garantir que o arquivo da correspondência é mantido e actualizado
• Solicitar estacionário
• Execução de tarefas pessoais para o incluindo pagamento de facturas, viagens, despesas ou situações ad hoc necessárias
• Garantir que toda a informação relevante é comunicada a toda a equipa sempre que solicitado
• Criar e manter uma relação de trabalho saudável e construtiva com todos os stakeholders relevantes, internos e externos
• Gerir e manter excelentes relações com as assistentes executivas dos Executivos de clientes chave, membros do Governo ou reguladores Desenvolvimento de outros membros da equipa – outras secretárias, recepcionistas, assistentes administrativas, através da partilha de conhecimentos
• Arquivo digital, criação de folders e gravação de apresentações, documentos chave, e preparação de packs para os Comités do Banco em que o responsável do CIB tem que participar
• Manutenção e gestão de pasta com os cartões-de-visita de clientes e contactos, devidamente arquivados no Outlook Contacts do responsável do CIB

Comunicação

• Triagem das chamadas telefónicas ou visitas para determinar a relevância da chamada ou visita e se possível resolver o pedido encaminhando para o stakeholder certo ou fazendo o research necessário para resolver o tema
• Compor emails a um nível de síntese e informação que fomente a assistência eficiente e a melhor gestão de tempo como necessário
• Gerir e organizar a agenda e as viagens para garantir que não há duplicações que possam afectar negativamente a imagem do responsável do CIB ou do Banco

Qualidade de serviço

• Colocar o cliente no centro de tudo o que faz:
• Colocar sempre o cliente no centro de tudo: todos os dias, em todas as actividades e em todas as decisões
• Ser útil, adicionar valor:
• Ouvir e compreender a necessidade do cliente; identificar e sugerir a solução adequada, canal alternativo ou serviço
• Ser proactivo e ajudar os clientes com boas práticas
• Facilitar o cliente: ajudar nos processos, documentação e formulários
• Comunicar, ser transparente:
• Manter os clientes informados, regularmente
• Ser acessível, cortês e fornecer informações corretas e concluídas
• Cumprir e manter as promessas feitas:
• Ter conhecimento e estar actualizado sobre os novos requisitos, procedimentos e práticas relevantes
• Facilitar o cliente: Gerir as suas expectativas em relação aos processos, documentação e requisitos
• Resolver as solicitações do cliente e dar sempre feedback atempadamente
• Fazer as coisas sempre bem e com sentido de urgência:
• Atender todas as necessidades do cliente de forma precisa e com qualidade
• Apresentar e submeter documentos com qualidade e assegurar que seguem os processos e procedimentos correctos e com urgência

Requisitos

• Licenciatura numa disciplina de secretariado ou Gestão Administrativa
• Experiência na Banca
• Elevada experiência de Secretariado e um nível elevado da organização

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados